Estimados clientes y aliados,

Es un gusto compartir con ustedes reflexiones clave sobre un tema que hemos priorizado en nuestra organización este año: la productividad consciente y la gestión estratégica del tiempo.

Recientemente, participamos en una jornada de formación intensiva sobre estos temas, y consideramos valioso transmitir algunos de los conceptos y herramientas adquiridos. Como nuestros clientes, ustedes son parte fundamental de nuestro ecosistema, y confiamos en que estas prácticas también
puedan aportar valor a sus equipos y procesos, fortaleciendo el trabajo conjunto que realizamos día a día.

Todo parte de una premisa fundamental: para gestionar el tiempo de manera efectiva, es necesario tener claridad sobre lo que se desea alcanzar.

1. Técnica Pomodoro

Una de las metodologías más efectivas abordadas fue el método Pomodoro. Consiste en dividir el trabajo en bloques de 25 minutos de enfoque absoluto, seguidos de breves pausas. Este sistema no solo mejora la concentración, sino que también previene el agotamiento y promueve un ritmo de
trabajo sostenible y enfocado.

2. Matriz de Eisenhower

Esta herramienta permite categorizar las tareas según su grado de urgencia e importancia, facilitando la toma de decisiones y la priorización estratégica:

•             Urgente e Importante: Ejecutar de inmediato.

•             Importante pero No Urgente: Planificar y asignar tiempo en la agenda.

•             Urgente pero No Importante: Delegar, cuando sea posible.

•             Ni Urgente ni Importante: Eliminar o minimizar, en la medida de lo posible.

3. Gestión del calendario como herramienta de liderazgo

Aprendimos que el calendario no debe utilizarse solo para registrar compromisos, sino como una herramienta de dirección personal y profesional. Recomendamos agendar tanto actividades laborales como personales, planificar cada semana con intención y reservar espacios para tareas
prioritarias, minimizando la fragmentación del tiempo y evitando la sobreprogramación.

4. Organización digital eficiente

Una estructura clara en el archivo digital incrementa la eficiencia operativa. Se sugiere organizar los documentos en un máximo de 10 carpetas numeradas del 0 al 9, donde la carpeta “0” representa los documentos de consulta más frecuente. Asimismo, se recomienda alinear esta estructura con
la del correo electrónico, favoreciendo la trazabilidad de la información.

5. Niveles de urgencia en los canales de comunicación

El uso estratégico de los medios de comunicación interna y externa puede optimizar tiempos de respuesta:

•             0 a 2 horas: Llamada telefónica.

•             2 a 24 horas: Mensajería instantánea.

•             Más de 24 horas: Correo electrónico.

Incorporar estas prácticas en nuestra rutina diaria nos convierte en gestores conscientes del tiempo, capaces de tomar decisiones alineadas con nuestras prioridades y objetivos de largo plazo. Este enfoque no solo impulsa la productividad, sino que también permite una mejor calidad de
vida, tanto en el ámbito laboral como personal.

Frase del mes:

«Uno hace lo que hace, por lo que le pasa cuando lo hace.»

Como siempre, nuestro compromiso es seguir compartiendo con ustedes herramientas y aprendizajes que potencien su gestión. Agradecemos su confianza y el vínculo de colaboración que seguimos construyendo juntos.

Por: Cristina Gómez Noreña,

Gerente general