Para asegurar el desarrollo adecuado de este procedimiento, se debe tener en cuenta que:

• Para La incapacidad y/o licencia debe presentarse en formato original de la EPS.

Datos a revisar en todas las incapacidades:

• Nombres y Apellidos del trabajador (legible y completo).
• Número de identificación.
• Fecha de expedición de la incapacidad y/o licencia (día, mes y año).
• Código de diagnóstico (descripción o código).
• Causa u origen de la incapacidad y/o licencia.
• Tipo de incapacidad (inicial o prórroga).
• Número de días de la incapacidad y/o licencia.
• Firma (puede ser digital), sello y registro médico.
• Fecha de inicio y finalización.

• Cuando el trabajador presente formato de clínicas/hospitales adscritos de la EPS, se debe anexar información adicional (de acuerdo al diagrama formatos de incapacidades).
• En caso de prórrogas de incapacidades, es necesario asegurarse que se cuenta con la incapacidad inicial para poder proceder al trámite.
• Todas las incapacidades de EPS SURA deben llegar al proceso de Seguridad Social ya transcritas.
• Quienes estén afiliados a EPS Salud Total y Sanitas deben anexar adicionalmente el formato de “Origen de Accidentes” debidamente diligenciado por el trabajador para el trámite de transcripción, siempre y cuando la incapacidad esté relacionado con: traumas y golpes. Dicho formato lo encontrarán disponible para consulta y descarga en la ruta: SIGHA → General → Gestión Descargas → Clientes Outsourcing

Documentos adicionales dependiendo del tipo de incapacidad y/o licencia:

Para licencias de maternidad:

• Incapacidad y/o licencia en formato original
• Copia de historia clínica
• Copia Registro Civil de nacimiento del hijo (con fecha inferior a 30 días).
• Copia del documento de identificación de la madre ampliada al 150%

Para licencias de paternidad:

• Copia de registro civil de nacimiento del hijo (con fecha inferior a 30 días).
• Copia de historia clínica.
• Copia del documento de identificación del padre ampliada al 150%

Para incapacidad por accidente de tránsito:

• Copia del informe de tránsito, denuncia o FURIPS
• Resumen de historia clínica
• Copia del SOAT
• Copia del documento de identificación ampliado al 150%

Con el fin de asegurar la disponibilidad del documento en los flujos de trabajo. Se pueden presentar dos escenarios:

Oficina Medellín:

• La incapacidad es entregada por el trabajador al Centro de Administración Documental (CAD), quién procede a registrarla en el aplicativo Tracking Cad y entregarla al proceso de Seguridad Social.
• Este último proceso, realiza todo el trámite pertinente y por último
  devuelve la incapacidad al Centro de Administración Documental (CAD) para su digitalización y custodia.

Oficina Ciudades:

• La incapacidad es cargada al aplicativo Tracking Cad, para realizar todo el trámite pertinente por el proceso de Seguridad Social.
• Adicionalmente, el Líder de Oficina debe garantizar que la documentación original sea enviada a la sede principal.

Enfermedad General

• Radicado de la incapacidad en la EPS (En los casos que se requiera).
• Incapacidad Original.
• Copia Historia Clínica.

Enfermedad General SOAT

• Radicado de la incapacidad en la EPS (En los casos que se requiera).
• Incapacidad Original.
• Copia Historia Clínica.
• Anexos correspondientes a información

Accidente de Trabajo

• Radicado de la incapacidad en la ARL.
• Incapacidad Original.

Enfermedad Profesional

• Radicado de la incapacidad en la ARL.
• Incapacidad Original.

Licencia de Maternidad

• Radicado de la incapacidad en la EPS (En los casos que se requiera)
• Licencia de Maternidad Original.
• Copia de Historia Clínica donde se detalla información del parto y cédula de la trabajadora.
• Registro civil del bebé.

Licencia de Paternidad

• Radicado de la incapacidad en la EPS (En los casos que se requiera).
• Licencia de Paternidad Original.
• Copia Historia Clínica donde se detalla la información del parto y
• Cédula del trabajador.
• Registro civil del bebé.